En hoteldirektør skal få værelsespriser, bemanding og bygningens faste udgifter til at hænge sammen. Et udsolgt hotel er ikke nødvendigvis en indbringende forretning, hvis rabatter, bookingprovision og ekstra arbejdstimer æder indtjeningen. Omvendt kan færre solgte værelser til en højere pris give mere luft i driftsbudgettet. Hoteløkonomi handler derfor ikke kun om at fylde sengene. Det handler også om at kende omkostningerne ved hver reservation og den kapacitet, hotellet faktisk har til rådighed.

En hoteldirektør skal kende indtægten uden moms

Gæsten ser normalt en værelsespris inklusive moms, mens driftsbudgettet skal bygge på beløb uden moms. Den forskel skal stå klart, når du vurderer indtjeningen. En overnatning til 1.250 kr. inklusive 25 procent moms giver eksempelvis en omsætning på 1.000 kr. uden moms. De 250 kr. er altså ikke en del af hotellets indtægt til løn eller husleje. I regneeksemplerne nedenfor er driftsbeløbene angivet uden moms. Morgenmad, parkering og andre tilkøb bør desuden registreres særskilt. Ellers kan indtægten fra værelserne skjule, at en anden del af driften giver underskud.

Faste udgifter lægger bunden i budgettet

Husleje, forsikringer, administration og en del af bemandingen skal betales, selv når flere etager står tomme. Direktørens løn indgår også i de faste personaleudgifter, og svaret på spørgsmålet »hvad tjener en hoteldirektør« afhænger blandt andet af hotellets størrelse og stillingens ansvar. De udgifter skal værelsessalget være med til at dække. Forestil dig et mindre hotel med faste månedlige omkostninger på 300.000 kr. og 600 solgte værelsesnætter. Hver solgt værelsesnat skal da i gennemsnit bidrage med 500 kr. alene til de faste udgifter. Falder salget til 400 værelsesnætter, stiger beløbet til 750 kr. Det tænkte eksempel viser, hvorfor en stille måned hurtigt kan presse økonomien. Årsbudgettet bør derfor afspejle sæsonens udsving frem for blot at blive fordelt i tolv lige store portioner.

Omkostningen ved at sælge endnu et værelse

Den ekstra omkostning ved en reservation er ikke det samme som hotellets samlede gennemsnitsomkostning. Et værelse, der ellers ville stå tomt, kan give et positivt bidrag, selv om prisen ligger under årets gennemsnitspris. Men regnestykket holder kun, hvis alle ekstraudgifter er med. Ved et tænkt salg på 800 kr. kan følgende poster indgå i vurderingen:

• Rengøring og klargøring på 120 kr.
• Vask af sengetøj og håndklæder på 45 kr.
• Forbrugsvarer samt ekstra vand og energi på 35 kr.
• Provision til bookingformidling på 120 kr.

Det efterlader 480 kr. til faste udgifter og overskud. Morgenmad er ikke medregnet. Kræver reservationen en ekstra nattevagt eller overarbejde, skal den udgift også trækkes fra, før hoteldirektøren kan vurdere, hvad salget bidrager med.

Hoteldirektørens prissætning følger efterspørgslen

En tirsdag med mange erhvervsgæster kan give grundlag for en anden pris end en søndag uden arrangementer i området. Hoteldirektøren skal tilpasse priserne til den forventede efterspørgsel, men mavefornemmelsen bør ikke stå alene. Bookingtempo, afbestillinger og antallet af ledige værelser på den enkelte dato giver et mere konkret beslutningsgrundlag. Kommer mange reservationer tidligt, kan der være grund til at hæve prisen på de resterende værelser. Går salget langsomt, kan et afgrænset tilbud være relevant. Rabatten skal dog holdes op mod den indtægt, hotellet ellers kunne have opnået, ikke kun mod risikoen for tomme senge.

Bookingkanaler har forskellige salgsomkostninger

To reservationer til samme værelsespris kan efterlade forskellige beløb på hotellets konto. En bookingformidler kan opkræve provision, mens en direkte reservation kan medføre udgifter til annoncering, betalingsløsning og medarbejdertid. Direkte salg er altså heller ikke gratis. Koster en formidlet reservation på 1.000 kr. eksempelvis 150 kr. i provision, har hotellet 850 kr. tilbage før øvrige driftsudgifter. Ved direkte salg skal de relevante salgsudgifter trækkes fra på samme måde. Sammenligningen bør også omfatte afbestillingsvilkår og betalingsfrister. En reservation til en høj pris kan være mindre attraktiv, end beløbet antyder, hvis risikoen for en sen afbestilling er stor.

Bemanding skal følge arbejdet og ikke kun belægningen

Antallet af optagne værelser fortæller ikke hele historien om personalebehovet. Fyrre værelser med afrejse samme formiddag kræver en anden rengøringsindsats end fyrre værelser med gæster, der bliver flere nætter. Receptionen kan samtidig få travlt, hvis en gruppe ankommer samlet, selv om hotellet kun er halvt fyldt. Vagtplanen bør derfor tage højde for ankomster, afgange, servering og konkrete servicekrav. Sparede timer kan blive dyre, hvis de fører til overarbejde senere på dagen eller behov for akut assistance. Følg både lønudgiften pr. solgt værelse og de opgaver, medarbejderne faktisk skal nå på vagten.

Vedligeholdelse kræver plads i værelsesprisen

Et driftsbudget bliver misvisende, hvis slid på madrasser, badeværelser og inventar først bliver indregnet, når noget går i stykker. Hotellet har brug for en plan for udskiftninger og reparationer, også i måneder med tilfredsstillende salg. Skal der eksempelvis udskiftes inventar for 240.000 kr. om fire år, kræver det en årlig opsparing på 60.000 kr. Det er en plan for likviditeten og ikke nødvendigvis det samme som den regnskabsmæssige afskrivning. Værelser, der må lukkes under arbejdet, skal også med i beregningen. Kan renoveringen placeres i en periode med lav efterspørgsel, begrænses det forventede tab af værelsesindtægt.

Betalingsfrister afgør presset på kassebeholdningen

Et hotel kan have overskud på papiret og alligevel mangle penge til næste lønudbetaling. Det kan ske, når erhvervskunder betaler efter opholdet, mens leverandører og medarbejdere skal betales tidligere. Driftsbudgettet bør derfor suppleres med et likviditetsbudget, hvor indbetalinger og udbetalinger placeres på de forventede datoer. Gruppebookinger kræver særlig opmærksomhed, fordi hotellet kan holde mange værelser reserveret længe før betalingen falder. Depositum, betalingsfrist og frist for ændring af deltagerantal bør fremgå tydeligt af aftalen. Kontroller også, hvornår formidlerne overfører betalingen. Penge fra gennemførte ophold må ikke regnes som disponible på bankkontoen, før de er gået ind.